Administrācijas delegācija Slovēnijas Augstākajā tiesā

Ievads

Atšķirībā no Latvijas, kur Augstākajai tiesai ir sava Administrācija, bet pirmo un apelācijas instanču tiesu darbu nodrošina Tiesu administrācija, Slovēnijā Augstākā tiesa administrē visu tiesu darbu. Augstākā tiesa izmanto uz lietotāja vajadzībām vērsto dizaina pieeju, risinot ar tiesas administrāciju saistītus jautājumus. Tiesa šo metodi izmanto, gan plānojot jēgpilnas mācības saviem darbiniekiem, gan dizainējot saturu klientu ērtībai paredzētajā mājaslapā, gan arī efektivizējot un atvieglojot tiesas darbu ar dažādiem tehnoloģiskiem risinājumiem.

„IQ Justice” projekts (personālvadība un komunikācija)

Slovēnijas Augstākās tiesas iniciatīva saistībā ar sabiedrības uzticēšanās tiesām stiprināšanu bija viens no segmentiem viņu projektā „IQ Justice”. Par šo projektu 2019. gadā Slovēnijas Augstākā tiesa saņēma Eiropas Padomes Justīcijas kristāla svaru balvu (Crystal Scales of Justice Prize).

Vērienīgais projekts tika uzsākts kā atbildes reakcija uz Eiropas Komisijas ziņojuma Justice Scoreboard rādījumiem, kuros atspoguļojās sabiedrības neapmierinātība ar tiesas darbu. Kaut arī laikā no 
2013. līdz 2017.gadam Slovēnija jau bija veiksmīgi saīsinājusi tiesas procesu vidējo ilgumu, kā arī samazinājusi neizskatīto lietu skaitu, Slovēnijas sabiedrības apmierinātības rādījumi par tiesas darbu bija vieni no zemākajiem Eiropā.

Augstākā tiesa identificēja divus galvenos virzienus situācijas uzlabošanai: 1) tiesā strādājošo kompetences celšana, organizējot kvalitatīvas mācības; 2) sabiedrības uzticēšanās celšana, nodrošinot atvērtu komunikāciju ar sabiedrību (sabiedrību kopumā, lietas dalībniekiem, medijiem un juristiem) un veidojot uz tiesas klientu vajadzībām vērstu informācijas paketi.

Lai celtu tiesā strādājošo kompetenci, Augstākā tiesa veidoja instrukcijas, organizējas mācības, kā arī apmaiņas programmas (starp dažādu līmeņu tiesām Slovēnijā) tiesnešiem, jaunajiem tiesnešiem un tiesas darbiniekiem. Slovēnijas tiesās tika ieviesta arī tiesnešu un darbinieku mentoringa programma, kā arī tiesnešu supervīzijas, kuras vadīja īpaši apmācīti tiesneši-supervizori.

Tiesnešu un darbinieku mācību vajadzības tika noteiktas, izmantojot uz lietotāju centrēta dizaina pieeju (User Experience (UX), User Centered Design, Human Centered Design). Tātad mācību vajadzības noteica nevis „augša” jeb augstākā līmeņa tiesa, bet gan paši dalībnieki, kuri mācības apmeklēs. Mācību organizētāji pirms programmas izveides iedziļinājās potenciālo mācību dalībnieku interesēs un vajadzībās, kā arī uzklausīja, ar kādām problēmām vai šķēršļiem viņi ikdienas darbā saskaras, lai precīzāk identificētu kompetences, kuras nepieciešams stiprināt.

Šī metode tika izmantota, arī risinot otru jautājumu, kas bija IQ projekta centrā, – klientu neapmierinātību ar tiesas darbu.

Uz lietotāju centrēta dizaina pieejā ir šādi soļi: izpratnes veidošana, problēmu definēšana, prāta vētra (risinājumu meklēšana), risinājumu prototipēšana un testēšana. Izpratnes veidošanas posmā Slovēnijas Augstākā tiesa izmantoja ārpakalpojumā nolīgtu uzņēmumu, kas veica intervijas gan ar sabiedrības pārstāvjiem, kuriem ir bijusi saskarsme ar tiesu, gan tiem, kuriem nav, kā arī ar juristiem, advokātiem un citiem tiesu sistēmas profesionāļiem, tajā skaitā arī tiesnešiem un tiesas darbiniekiem. Pēc intervijām tika definētas risināmās tēmas. Savukārt prāta vētras rezultātā tika rosināta iecere veidot tiesas klientiem un sabiedrībai paredzētu mājaslapu, kā arī bukletus, kuros atrodama informācija par tiesas procesiem. Iespējamais risinājums tika testēts, gūstot atgriezenisko saiti no cilvēkiem, kas šo risinājumu lietos.

Projekta noslēgumā tika izveidota Tiesas klientu mājaslapa (https://nasodiscu.si), drukātie materiāli, brošūras (https://nasodiscu.si/brosure), kartes ar tiesas ēku atrašanās vietām, animācijas (https://nasodiscu.si/animacije)

Tehnoloģiskie risinājumi

Tā kā Slovēnijas Augstākā tiesa pilda arī tās funkcijas, kuras Latvijā ir uzdotas Tiesu administrācijai, viņi ir atbildīgi par tehnoloģiskajiem risinājumiem, IT attīstības politiku un stratēģiju visu instanču tiesās. Slovēnijas Augstākajai tiesai ir sava IT nodaļa, kurā strādā speciālisti un inženieri, kā arī tehniskais personāls, kas palīdz tiesas darbiniekiem viņu darbavietā tiesā. Jaunu programmu izstrādei tiek piesaistīti arī ārpakalpojuma sniedzēji.

IT stratēģijas pamatā ir organizācijas kultūra un vērtības, kas izpaužas tehnoloģisko risinājumu pieejā. Izstrādājot IT risinājumus, kad tas ir iespējams, viņi izmanto atvērtā koda (open source) programmatūru, kas ir gan izdevīga, gan efektīva, jo pēc atvērtā koda programmu lokalizācijas (tulkošana un tulkojuma pielāgošana lokālajām vajadzībām) un adaptēšanas viņi šos risinājumus ir gatavi piedāvāt arī citām valsts iestādēm ar līdzīgām vajadzībām. Otrs aspekts – IT tehnoloģijas tiek pielāgotas lietotāja vajadzībām.

Viens no IT risinājumu piemēriem ir elektroniskā lietas dokumentu sistēma, kas ļauj tiesnesim, skatot lietas dokumentus, pievienot komentārus, kā arī dalīties ar tiem ar savu sastāvu. Sistēmas interfeiss ir būvēts līdzīgi kā PDF failu lasītājs, taču tas ir pielāgots tiesas darbam, ļaujot ērti strādāt ar lielu failu daudzumu un ērti to pārvaldīt.

Slovēnijas Augstākā tiesa plāno veikt būtiskus uzlabojumus viņu 2017.gadā ieviestajā e-sēžu sistēmā. Tā ir lietas dokumentu pārvaldes sistēma, kas nodrošina tiesnešu paneļa (kolēģijas) ērtu kopdarbu. Tiesnešu kolēģija var izmantot šo programmu gan klātienes sanāksmēs, gan attālinātajās. Sistēmā ir iebūvēta arī čata funkcija. Čatu ir iespējams paturēt slepenu vai eksportēt un pievienot lietai, tādējādi paredzot iespēju nākotnē caurskatīt notikušo domu apmaiņu, izmantot to tiesnešu darba vajadzībām. Plānots būtiski uzlabot šo sistēmu. Sistēmas darba virsmu veidos kā kalendāru, kurā ir redzamas plānotās sēdes. Sistēmā būs integrēts arī advancēts meklētājs, kas ļaus atrast līdzīgas lietas. Sistēmā būs apkopota pilnīgi visa ar lietu saistītā dokumentu un domapmaiņas bāze.

Šobrīd Slovēnijas Augstākajā tiesā tiek testēta balss atpazīšanas un ierunātā teksta transkripcijas jeb pārveidošanas drukātā tekstā programma.