E-risinājumu pielietošana tiesas darba un procesu pārvaldē Ukrainā COVID-19 krīzes laikā

IEVADS

Projekta „E-risinājumu pielietošana tiesas darba un procesu pārvaldē Ukrainā COVID-19 krīzes laikā” ietvaros 21. un 22.septembrī Augstākā tiesa organizēja attālinātu pieredzes apmaiņas semināru Ukrainas Augstākās tiesas un Ukrainas Valsts tiesu administrācijas darbiniekiem un tiesnešiem. Šajā rakstā iekļautas būtiskākās atziņas no semināra laikā runātā par Latvijas Augstākās tiesas pieredzi tiesas darba organizēšanā COVID-19 pandēmijas laikā. Pieredzē dalījās Senāta Administratīvo lietu departamenta priekšsēdētāja Veronika Krūmiņa, senatore Jautrīte Briede, Administrācijas vadītāja Sandra Lapiņa, Judikatūras un zinātniski analītiskās nodaļas vadītāja Anita Zikmane, Informācijas tehnoloģiju nodaļas vadītājs Pāvels Veļeckis un projektu vadītājs Jānis Supe.

TIESAS PROCESA NODROŠINĀŠANA PANDĒMIJAS LAIKĀ

Augstākajā tiesā skatītās lietas no procedūras aspekta var iedalīt trīs tipos:

• rakstveida process;

• mutvārdu process, rīkojot tiesas sēdes ar lietas dalībnieku piedalīšanos tiesas zālē;

• mutvārdu process, izmantojot videokonferences rīku vai citu tiešsaistes komunikācijas rīku (attālināti).

COVID-19 straujas izplatības rezultātā Latvijas tiesu sistēma bija spiesta reaģēt, pārejot uz lietu skatīšanu rakstveida procesā un videokonferencēs, atceļot klātienes tiesas sēdes un ieviešot virkni citu ierobežojumu. Ārkārtējā situācijā tiesas, izmantojot tehnoloģiju iespējas, pielāgoja savu darbu un lietu izskatīšanu tā, lai nodrošinātu tiesas spriešanas nepārtrauktību.

Jau pirms ārkārtējās situācijas ieviešanas Latvijas tiesās rakstveida process tika izmantots salīdzinoši plaši. Piemēram, Augstākajā tiesā kā kasācijas instancē lietas tiek izlemtas pamatā rakstveida procesā. Ieviešot ārkārtējo situāciju, likumdevējs ir definējis plašāku iespēju izskatīt lietas rakstveida procesā pirmās un otrās instances tiesās.

Pirms tika noteikti saziņas ierobežojumi, videokonferences notika starp tiesas zālēm dažādās tiesās un ieslodzījuma vietu vai vietu ar mobilo videokonferenču aprīkojumu. Vienā telpā atradās tiesas sastāvs, citā – valsts iestādes vai tiesas darbinieks, kurš pārbaudīja procesa dalībnieka identitāti un nodrošināja aprīkojuma darbību. Tomēr šis formāts ne vienmēr piemērots, lai risinātu gadījumus ārkārtējās situācijas laikā. Jāmeklē risinājumi, lai būtu iespējams izskatīt lietas bez valsts iestādes vai tiesas darbinieku līdzdalības.

Organizējot attālinātu tiesas sēdi, procesa dalībniekiem tiek paskaidrota tās rīkošanas kārtība, kā arī prasības, kas jāievēro. Attālinātu tiesas sēdi var organizēt tikai ar procesa dalībnieku piekrišanu. Šī piekrišana ir jāizsaka skaidri un nepārprotami. Tiesai attālinātas sēdes laikā ir jānodrošina taisnīgas tiesas principu ievērošana un jānodrošina, ka procesa dalībnieku līdzdalība ir pilnīga un efektīva.

Ja klausītāji vai plašsaziņas līdzekļu pārstāvji vēlas piedalīties attālinātā tiesas sēdē, viņiem jāsazinās ar tiesas atbildīgo darbinieku vai tiesas sēžu sekretāru. Atbildīgais darbinieks nosūta informāciju par iespēju vērot tiesas sēdes gaitu, ja tehniski ir iespējams attālināti nodrošināt šo personu dalību procesā. Tiesas sekretāri arī uzrauga, lai tiesas sēdē attālināti piedalītos tikai tiesas sastāvs, procesa dalībnieki un klausītāji vai plašsaziņas līdzekļu pārstāvji, kuri iepriekš ir paziņojuši par savu dalību.

Tomēr ne visos gadījumos bija iespējams noorganizēt attālinātu tiesas sēdi. Gadījumos, kas saistīti ar būtisku tiesību pārkāpumu un objektīvu steidzamību (piemēram, jautājumi, kas saistīti ar ieslodzījumu, rīcībspējas ierobežošanu utt.), ārkārtējās situācijas laikā tika organizētas parastās klātienes tiesas sēdes. Šādos gadījumos tiesas sēdē piedalījās tikai procesa dalībnieki, izmantojot aizsargmaskas.

Organizējot tiesas sēdi klātienē, tika un tiek veikti piesardzības pasākumi, piemēram:

1. nodrošināts fizisks 2 metru attālums starp personām tiesas zālē un tiesas telpās (attālumu var neievērot personas, kas dzīvo vienā mājsaimniecībā);

2. ievērots maksimālais personu skaits telpās atbilstoši Ministru kabineta noteiktajām prasībām;

3. ik pēc 2 stundām nodrošināts pārtraukums tiesas sēdē (ja tiesas sēde pārsniedz šo laiku), tiesas zāle tiek vēdināta;

4. tiek nodrošināta telpu virsmu dezinfekcija, kā arī tiek veikti citi piesardzības pasākumi.

Augstākā tiesa organizē savu darbu tā, lai izvairītos no vairāku tiesas sēžu rīkošanas vienlaikus. Personas, kas piedalās tiesas sēdē, rakstiski apliecina, ka pēdējo 14 dienu laikā nav bijušas ārzemēs un nav bijušas kontaktā ar pacientiem, kuriem konstatēts COVID-19 vīruss, vai viņu kontaktpersonām. Šī informācija tiek glabāta 14 dienas. Pēc norādītā perioda tā tiek iznīcināta. Tiesas darbinieki var atteikt kontaktu ar personu, kura nevar apstiprināt iepriekš minēto vai kurai ir acīmredzami augšējo elpceļu slimību simptomi. Šādai personai tiesas pakalpojumi klātienē netiek sniegti. Pēc ārkārtējās situācijas beigām preses pārstāvji un klausītāji var piedalīties arī klātienes tiesas sēdēs, izmantojot sejas maskas.

Augstākajā tiesā ārkārtējās situācijas laikā (no 2020. gada 13.marta līdz 9.jūnijam) saņemto lietu skaits bija mazāks, ja salīdzina ar identisku periodu 2019.gadā, savukārt izskatīto lietu skaits ir pat mazliet pieaudzis. Tas nozīmē, ka tiesa ir spējusi ne tikai pielāgoties pandēmijas situācijai, bet, efektīvi organizējot darbu, pat palielināt pabeigto lietu skaitu.

TIESNEŠU DARBA ORGANIZĀCIJA

Pēc ārkārtējās situācijas izsludināšanas tiesnešu darba organizācijā prioritāte tika dota attālinātam darbam. Tā kā Senātā lietas pamatā tiek izskatītas rakstveida procesā, attālinātā darba režīms neradīja īpašas pārmaiņas, tomēr prasīja zināmu pielāgošanos gan tiesnešu organizatoriskā darbā, gan atbalsta funkciju nodrošināšanā. Tiesa nodrošināja tiesnešiem drošu attālināto savienojumu ar nepieciešamajām iekšējās lietošanas datubāzēm un, ja nepieciešams, nodrošināja skenētu dokumentu saņemšanu sistēmā vai darba e-pastā.

Nolēmumu projekti tika saskaņoti rakstiski vai izmantojot videokonferenci. Lai arī elektroniski nolēmumi tika parakstīti arī pirms ārkārtējās situācijas, to īpatsvars būtiski pieauga pēc ārkārtējās situācijas izsludināšanas. Izmantojot videokonferences iespējas, tika organizētas tiesas sastāva sanāksmes, tai skaitā arī tiesnešu paplašinātā sastāva sanāksmes.

Secināts, ka attālinātajam darbam ir savi plusi un mīnusi. Tas ir efektīvāks, jo darbs notiek koncentrētāk. Netiek tērēts laiks, lai pārvietotos uz un no Augstākās tiesas atrašanās vietas pilsētas centrā. Tomēr saziņa, izmantojot tehnoloģijas, nevar pilnībā aizstāt saziņu klātienē. Piemēram, strādājot videokonferences režīmā, ir grūtāk saskatīt emocijas un ķermeņa valodu. Tāpat arī neesot pilnīgai e-lietai, joprojām darbs ar lietas materiāliem vismaz daļēji jāveic uz vietas tiesas telpās. Tomēr šis attālinātais darbs sniedz jaunu pieredzi, kura tiek izmantota darba efektivitātes iespēju analīzei. Tiesā tiek domāts par turpmāku ikdienas darba modeli, kurā gan izmantota pozitīvā pieredze, gan risināti konstatētie problēmjautājumi.

TIESAS ADMINISTRĒŠANA PANDĒMIJAS APSTĀKĻOS

Augstākās tiesas Administrācija nodrošina tiesas administratīvo darbu. Galvenās atziņas par darba nodrošināšanu pandēmijas apstākļos:

1. ārkārtējā stāvokļa laikā Augstākās tiesas darbs netika pārtraukts ne uz brīdi,

2. saskaņā ar statistiku dažos tiesas departamentos izskatīto lietu skaits pat ir pieaudzis,

3. COVID-19 krīze ir veicinājusi pastiprinātu IT tehnoloģiju izmantošanu,

4. ir ieviesta attālinātā darba iespēja.

Klientu apkalpošana. Ārkārtējā stāvokļa sākumā tiesas Kancelejas darbs tika organizēts, izmantojot elastīgu darba laika grafiku, lai atvieglotu darbinieku nokļūšanu darba vietā, kā arī nodrošinātu mazāku cilvēku skaitu telpās. Pilnībā attālināts darbs kancelejā nav iespējams, jo tas ietver papīra dokumentu apstrādi, kā arī dažādu paziņojumu, dokumentu un nolēmumu nosūtīšanu gan pa pastu, gan pa e-pastu.

Ārkārtējās situācijas laikā apmeklētāju pieņemšana tiesas telpās bija ierobežota. Pieteikumus un citus dokumentus nevarēja piegādāt personīgi, bet tos varēja ievietot pastkastē, kas atrodas tiesas vestibilā, nosūtīt pa pastu, pa e-pastu vai iesniegt e-pakalpojumu portālā www.latvija.lv.

Tiem lietas dalībniekiem, kuri vēlējās iepazīties ar lietas materiāliem, tika dota iespēja saņemt materiālu kopijas pa e-pastu vai pastu. Tāpat lietas dalībnieki ar lielāko daļu lietas materiālu jebkurā laikā var iepazīties tiesu portālā manas.tiesas.lv, tajā autorizējoties. Šis portāls ir Latvijas Tiesu informatīvās sistēmas publiski pieejamā daļā, kurā lietas dalībnieki var redzēt lielāko daļu lietas materiālu. Pa pastu saņemtie dokumenti tiek ieskenēti un pievienoti elektroniskajā lietas kartē PDF formātā, elektroniski saņemtie dokumenti ar elektronisko parakstu tiek pievienoti oriģinālajā formātā.

Visa korespondence, kas nav saistīta ar tiesu lietām, tiek reģistrēta elektroniskajā lietvedības sistēmā. Šī sistēma nodrošina elektronisku dokumentu apriti – vizēšanu, rezolūciju likšanu, izpildi. Sistēmai var pieslēgties un ar to pilnvērtīgi strādāt arī tie darbinieki, kuri strādā attālināti no mājām.

Ārkārtējās situācijas laikā pieauga saņemto un nosūtāmo dokumentu skaits elektroniskā formā. Cilvēki biežāk izmanto drošu elektronisko parakstu. Tiesā ir pieaudzis arī tiesnešu ar elektronisko parakstu parakstītu nolēmumu skaits. Tā kā daudzi tiesneši un viņu palīgi bieži strādāja attālināti, tas bija ērts un praktisks risinājums.

Gan tiesas darbinieki, gan apmeklētāji bija pietiekami informēti par ārkārtējo situāciju un noteiktajiem ierobežojumiem. Informācija tika ievietota tiesas ārējā mājaslapā un iekštīkla vietnē.

Pēc ārkārtējā stāvokļa atcelšanas 9.jūnijā atsākās pilnvērtīga apmeklētāju pieņemšana tiesā, turpinot ievērot piesardzības pasākumus (attālums, dezinfekcija). Lai iepazītos ar lietu, lietas dalībniekam iepriekš ir jāreģistrējas, lai vienā telpā vienlaikus nepulcētos daudz cilvēku.

Pandēmijas situācija ir radījusi neparedzētu papildu slodzi Informācijas tehnoloģiju nodaļai, jo tai ir gan jādomā par ilgtermiņa risinājumiem un resursu nodrošināšanu, gan arī jāsniedz ikdienas palīdzība lietotājiem, piemēram, attālinātās komunikācijas platformu lietošanā. Sanāksmju rīkošana.

Sanāksmju rīkošanai pandēmijas laikā tiek piedāvātas divas iespējas:

• attālināti, izmantojot tiesas nodrošinātu Zoom platformu,

• tiesas telpās, ņemot vērā telpu platību un cilvēku skaitu, lai uzturētu drošu attālumu starp dalībniekiem.

Tālākizglītība. Pandēmijas laikā neapstājās arī personāla mācības. Tika piedāvāts plašs tālmācības semināru klāsts. Augstākā tiesa piedāvāja piedalīties vebināros gan kolektīvi tiesas zālēs un sanāksmju telpās, gan individuāli katram no sava datora. Lai to īstenotu, bija nepieciešams papildu tehniskais atbalsts – tīmekļa kameras, austiņas, projektori u.c. Problēmas sagādāja papildu tehnikas iegāde, jo, piemēram, tīmekļa kameras Latvijā tika masveidā izpirktas, cenas paaugstinātas, uz jaunu preču piegādi bija ilgi jāgaida.

Komunikācija. Aktuālā informācija par izmaiņām Augstākās tiesas darbā saistībā ar COVID-19 regulāri tika publicēta tiesas mājaslapā internetā, savukārt informācija personālam – tiesas iekštīkla vietnē. Piemēroti dažādi risinājumi, lai turpinātu informēt žurnālistus par notikumiem Augstākajā tiesā. Piemēram, tika nodrošināta Augstākās tiesas plēnuma un Tieslietu padomes sēžu tiešraide Youtube kanālā, žurnālistiem organizētas attālinātās intervijas ar tiesas priekšsēdētāju un tiesnešiem, Augstākā tiesa sāka lietot Twitter kontu.

Attālinātais darbs. Ārkārtējās situācijas laikā struktūrvienību vadītāji nodrošināja uzdoto pienākumu izpildi, patstāvīgi organizējot darba procesu atbilstoši aktuālajai situācijai un rūpējoties par darbinieku drošību. Faktiski tas nozīmēja maksimālu attālināta darba atļaušanu, darba procesu pārskatīšanu un doto uzdevumu izpildes kontroli. Ārkārtējās situācijas pēdējā mēnesī tika analizēta uzkrātā pieredze un plānoti nepieciešamie pielāgojumi darba vidē un normatīvajā regulējumā, lai ieviestu attālinātā darba regulējumu. Līdz ar ārkārtējās situācijas atcelšanu veikti pielāgojumi attālinātā darba regulējumam (darbinieka un darba devēja savstarpējie pienākumi un atbildība). Augstākajā tiesā tika izskatīti tiesas struktūrvienību vadītāju priekšlikumi un veiktas nepieciešamās izmaiņas iekšējos darba kārtības noteikumos:

1. Izlemjot, vai dot iespēju padotajam strādāt attālināti, viņa tiešais vadītājs novērtē, cik tas ir iespējams, ņemot vērā darba specifiku, kā arī novērtē visus iespējamos riskus, strādājot attālināti.

2. Strādājot attālināti, darbinieks:

• ievēro noteikto tiesas darba laiku, darba aizsardzības un ugunsdrošības noteikumus;

• nodrošina informācijas drošību un ierobežotas pieejamības aizsardzību pret piekļuvi trešajām personām;

• 30 minūšu laikā reaģē uz saņemto e-pastu, piemēram, nosūtot apstiprinājuma e-pastu vai atbildi;

• informē tiešo vadītāju par attālināti strādājot paveikto darbu.

3. Darbinieks var strādāt attālināti ne vairāk kā astoņas dienas mēneša laikā.

4. Iespēju strādāt attālināti noformē rakstiskas vienošanās veidā starp darbinieku un darba devēju (pielikums pie darba līguma).

5. Darbinieks saskaņo attālinātā darba grafiku ar tiešo vadītāju un iesniedz to Personāla nodaļai.

6. Attālinātā darba grafiks tiek publicēts tiesas iekštīkla vietnē un ir pieejams visiem tiesnešiem un darbiniekiem.

Šobrīd iespēju strādāt attālināti izmanto 15% darbinieku. Ir plānots pārveidot vienu darba kabinetu par atvērta tipa biroju koplietošanai, kurā darbinieki, kuri pārsvarā strādā attālināti, varētu strādāt dienās, kad viņi atrodas uz vietas tiesā. Tas ļaus efektīvāk izmantot tiesas telpas – uzlabot apstākļus tiem, kas pastāvīgi strādā tiesas ēkā, izslēdzot to darbinieku pastāvīgās darba vietas, kuri pārsvarā strādā attālināti.

Ļoti svarīga attālinātā darba produktivitātē ir tiešā vadītāja loma. Ir nepieciešams novērtēt savu padoto psihoemocionālo stāvokli, saprast, kurš no padotajiem varēs strādāt attālināti un kurš nē. Ir darbinieki, kuri ļoti labi var veikt darba pienākumus mājās (ir tam gatavi psiholoģiski, mājās ir pieejama atbilstoša darba telpa u.c.), taču ir arī darbinieki, kuri darba pienākumus labāk izpilda klātienē tiesā.

Tehniskie risinājumi. Augstākā tiesa tiesnešiem un darbiniekiem piedāvā divus tehniskos risinājumus attālinātam darbam:

1. Pirmo risinājumu izmanto tiesneši un viņu padomnieki, kā arī daži vadītāji. Augstākā tiesa izsniedz darba vajadzībām klēpjdatoru, kuru var izmantot darbam gan uz vietas tiesā, gan mājās. Šifrētajiem klēpjdatoriem tiek nodrošināta droša piekļuve Augstākās tiesas infrastruktūras iekšējiem resursiem. Darbstacijas Augstākās tiesas telpās ir aprīkotas ar dokstacijām klēpjdatoru savienošanai ar lokālo tīklu un perifērijas ierīcēm (monitoru, printeri, tastatūru, peli utt.).

2. Otro risinājumu galvenokārt izmanto tiesnešu palīgi un citi darbinieki. Attālinātajam darbam darbinieki izmanto savus personīgos datorus, ar kuru palīdzību tiek nodrošināta šifrēta piekļuve darbinieka tiesas datoram (ar VPN pieslēguma palīdzību). Šajā gadījumā visas darbības notiek tieši pašā darbstacijā (tiesas datorā), nevis darbinieka personīgajā datorā, līdz ar to iespējamā datu noplūde tiek samazināta.

Pirmais risinājums ir daudz dārgāks, taču, ņemot vērā pašreizējās tendences, notiek stacionāru darbstaciju pakāpeniska nomaiņa ar mobilām darbstacijām (portatīvajiem datoriem).

GALVENIE SECINĀJUMI

• Pandēmijas laikā vērojama informācijas tehnoloģiju izmantošanas strauja attīstība, kas prasa arī darbinieku datorprasmju uzlabošanu.

• Darbiniekiem ir jānosaka uzdevumi daudz skaidrāk nekā iepriekš, sīkāk jāinformē par rīcības plānu dažādās situācijās.

• Personāla mainība Augstākajā tiesā ir samazinājusies – COVID-19 pandēmijas laikā cilvēki jūtas drošāk pazīstamā vidē.

• Nepieciešams strādāt pie darbinieku apmierinātības celšanas, tīmekļa semināriem par psiholoģijas tēmām, kas palīdz krīzes periodā, rūpīgi jāuzrauga attālinātā darba rezultāti.

Informāciju apkopoja
Jānis Supe, projektu vadītājs